Aspectos legales que debes cumplir al crear facturas electrónicas
La facturación electrónica se ha convertido en una práctica cada vez más común en el mundo empresarial, ofreciendo numerosas ventajas en términos de eficiencia, ahorro de costos y sostenibilidad. Sin embargo, al adoptar este sistema, es fundamental conocer y cumplir con los aspectos legales asociados a la creación y emisión de facturas electrónicas. En este artículo, exploraremos en detalle los requisitos legales que debes tener en cuenta al implementar la facturación electrónica en tu negocio.
1. Marco legal de la facturación electrónica
Antes de adentrarnos en los aspectos específicos, es importante comprender el marco legal que regula la facturación electrónica en España y la Unión Europea.
1.1. Normativa española
En España, la facturación electrónica está regulada principalmente por:
- Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
- Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.
1.2. Normativa europea
A nivel europeo, la facturación electrónica se rige por:
- Directiva 2014/55/UE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 16 de abril de 2014, relativa a la facturación electrónica en la contratación pública.
- Reglamento (UE) 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior (eIDAS).
2. Requisitos legales básicos para las facturas electrónicas
Al crear facturas electrónicas, debes asegurarte de que cumplen con los siguientes requisitos legales básicos:
2.1. Contenido obligatorio
Toda factura electrónica debe incluir, como mínimo, la siguiente información:
- Número de factura y serie, si aplica
- Fecha de expedición
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa del emisor y del destinatario
- Número de Identificación Fiscal (NIF) del emisor y del destinatario
- Domicilio fiscal del emisor y del destinatario
- Descripción de las operaciones, incluyendo el precio unitario sin impuesto
- Tipo impositivo aplicado
- Cuota tributaria repercutida
- Importe total de la factura
- Fecha de realización de las operaciones si es diferente a la fecha de expedición
2.2. Formato y estructura
Las facturas electrónicas deben cumplir con ciertos requisitos de formato y estructura:
- Deben emitirse en un formato electrónico que garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.
- Los formatos más comunes son XML, PDF o EDI (Electronic Data Interchange).
- En el caso de facturas dirigidas a las Administraciones Públicas, se debe utilizar el formato Facturae.
3. Garantía de autenticidad, integridad y legibilidad
La legislación exige que las facturas electrónicas garanticen tres aspectos fundamentales:
3.1. Autenticidad del origen
Se debe asegurar la identidad del emisor de la factura. Esto se puede lograr mediante:
- Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido
- Sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI)
- Otros medios que el contribuyente haya comunicado a la Agencia Tributaria
3.2. Integridad del contenido
Es necesario garantizar que el contenido de la factura no ha sido alterado. Esto se puede conseguir mediante:
- Controles de gestión que creen una pista de auditoría fiable entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios
- Tecnología de firma electrónica
- Sellos de tiempo
3.3. Legibilidad
Las facturas deben ser legibles desde su emisión hasta el final del periodo de conservación, tanto para el emisor como para el receptor y las autoridades competentes.
4. Conservación de las facturas electrónicas
La conservación de las facturas electrónicas es un aspecto crucial para cumplir con la normativa fiscal:
4.1. Periodo de conservación
Las facturas electrónicas deben conservarse durante el plazo establecido por la Ley General Tributaria, que generalmente es de 4 años. Sin embargo, este plazo puede variar según la naturaleza de las operaciones y las obligaciones fiscales específicas.
4.2. Requisitos de almacenamiento
El almacenamiento de las facturas electrónicas debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Garantizar el acceso completo y en línea a las facturas
- Permitir la visualización, búsqueda selectiva, copia y descarga de las facturas
- Mantener los controles que garanticen la autenticidad e integridad de los datos
- Asegurar que la información sea legible durante todo el periodo de conservación
5. Obligaciones específicas para la facturación electrónica con la Administración Pública
Cuando se trata de facturar a entidades del sector público, existen obligaciones adicionales:
5.1. Uso obligatorio de la factura electrónica
Desde el 15 de enero de 2015, es obligatorio el uso de la factura electrónica para proveedores que facturen más de 5.000 euros al año a entidades del sector público estatal.
5.2. Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe)
Las facturas electrónicas dirigidas a la Administración Pública deben presentarse a través del Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe) o los puntos de entrada establecidos por las Comunidades Autónomas y Entidades Locales.
6. Protección de datos personales en la facturación electrónica
Al manejar información personal en las facturas electrónicas, es fundamental cumplir con la normativa de protección de datos:
6.1. Cumplimiento del RGPD
La facturación electrónica debe respetar los principios y obligaciones establecidos en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), incluyendo:
- Minimización de datos
- Limitación del plazo de conservación
- Integridad y confidencialidad
- Responsabilidad proactiva
6.2. Medidas de seguridad
Se deben implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales contenidos en las facturas electrónicas, como:
- Cifrado de datos
- Control de accesos
- Copias de seguridad
- Formación del personal en materia de protección de datos
7. Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de las obligaciones legales en materia de facturación electrónica puede conllevar diversas sanciones:
7.1. Sanciones fiscales
La Agencia Tributaria puede imponer sanciones por:
- No expedir facturas o expedirlas con datos falsos o falseados
- Incumplir los requisitos de facturación o de conservación de facturas
- No utilizar los medios o sistemas de facturación determinados por la normativa tributaria
7.2. Sanciones administrativas
En el caso de incumplimientos relacionados con la facturación a entidades públicas, se pueden aplicar sanciones administrativas, que pueden incluir multas o incluso la prohibición de contratar con la Administración.
8. Beneficios de cumplir con los aspectos legales de la facturación electrónica
Aunque cumplir con todos estos requisitos legales puede parecer abrumador, hacerlo correctamente aporta numerosos beneficios:
- Mayor seguridad jurídica en las transacciones comerciales
- Reducción de errores y fraudes
- Mejora en la eficiencia de los procesos administrativos y contables
- Ahorro de costes a largo plazo
- Contribución a la sostenibilidad medioambiental
- Mejor relación con clientes y proveedores
Para facilitar el cumplimiento de estos requisitos legales y aprovechar al máximo los beneficios de la facturación electrónica, muchas empresas optan por utilizar plataformas especializadas que les permiten enviar facturas de forma segura y conforme a la normativa vigente.
Conclusión
La facturación electrónica ofrece numerosas ventajas para las empresas, pero es crucial cumplir con todos los aspectos legales asociados. Desde garantizar la autenticidad, integridad y legibilidad de las facturas, hasta asegurar su correcta conservación y proteger los datos personales, cada aspecto es fundamental para mantenerse en conformidad con la ley y aprovechar plenamente los beneficios de este sistema.
Al adoptar la facturación electrónica, es recomendable contar con asesoramiento legal y técnico adecuado, así como utilizar herramientas y plataformas que faciliten el cumplimiento de todos los requisitos. De esta manera, no solo se evitarán posibles sanciones, sino que también se mejorará la eficiencia y la competitividad de la empresa en un entorno cada vez más digital.
Preguntas frecuentes (FAQs)
1. ¿Es obligatorio emitir facturas electrónicas para todas las empresas en España?
No, actualmente no es obligatorio para todas las empresas. Sin embargo, es obligatorio para los proveedores que facturen más de 5.000 euros al año a entidades del sector público estatal. Para el resto de las empresas, aunque no es obligatorio, se recomienda su uso por las ventajas que ofrece.
2. ¿Qué diferencia hay entre una factura electrónica y una factura en PDF?
Una factura en PDF es simplemente una versión digital de una factura en papel, mientras que una factura electrónica es un documento electrónico que cumple con requisitos legales específicos, como la inclusión de una firma electrónica que garantiza su autenticidad e integridad.
3. ¿Cuánto tiempo debo conservar las facturas electrónicas?
Generalmente, las facturas electrónicas deben conservarse durante un periodo de 4 años, según establece la Ley General Tributaria. Sin embargo, este plazo puede variar en función de la naturaleza de las operaciones y las obligaciones fiscales específicas.
4. ¿Puedo enviar facturas electrónicas a otros países de la Unión Europea?
Sí, es posible enviar facturas electrónicas a otros países de la UE. Sin embargo, es importante tener en cuenta que pueden existir requisitos específicos en cada país, por lo que se recomienda verificar la normativa local antes de hacerlo.
5. ¿Qué ocurre si no cumplo con los requisitos legales de la facturación electrónica?
El incumplimiento de los requisitos legales puede conllevar sanciones tanto fiscales como administrativas. Estas pueden incluir multas económicas, la invalidez de las facturas emitidas e incluso, en casos graves, la prohibición de contratar con la Administración Pública.
